Vous lancez votre entreprise et vous vous heurtez à cette fameuse « déclaration de non-condamnation » ? Ce document, souvent méconnu des futurs entrepreneurs, représente pourtant une étape obligatoire lors de l’immatriculation de votre société. Découvrez comment bien la rédiger et téléchargez notre modèle officiel pour éviter tout refus de dossier.
Qu’est-ce que la déclaration de non-condamnation ?
La déclaration de non-condamnation constitue une attestation sur l’honneur par laquelle vous affirmez ne pas avoir fait l’objet de condamnations pénales ou de sanctions civiles susceptibles de vous interdire l’exercice d’une activité commerciale ou artisanale. Cette obligation découle directement de l’article A. 123-51 du code du commerce et s’applique à toute personne physique souhaitant s’immatriculer au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre National des Entreprises (RNE).
Contrairement au casier judiciaire, cette déclaration ne nécessite aucune démarche auprès des autorités judiciaires. Vous la rédigez vous-même, sous votre propre responsabilité. Cette différence fondamentale explique pourquoi certains entrepreneurs tentent parfois de joindre une copie de leur casier judiciaire à la place de cette déclaration – une erreur qui entraîne systématiquement le rejet du dossier.
Le principe repose sur la confiance accordée au déclarant, mais cette confiance s’accompagne de lourdes responsabilités. L’administration procède ensuite à des vérifications croisées pour s’assurer de la véracité de vos déclarations. Cette procédure allège les démarches administratives tout en maintenant un niveau de contrôle suffisant pour protéger l’intérêt général.
Qui doit fournir cette déclaration ?
L’obligation de fournir une déclaration de non-condamnation touche plusieurs catégories de personnes physiques engagées dans le monde entrepreneurial. Les personnes physiques soumises à immatriculation constituent la première catégorie concernée. Cela englobe les entrepreneurs individuels, les micro-entrepreneurs (anciens auto-entrepreneurs), ainsi que les commerçants et artisans exerçant sous leur nom personnel.
Les dirigeants et représentants légaux des sociétés entrent également dans le champ d’application de cette obligation. Présidents de SAS, gérants de SARL, directeurs généraux, administrateurs – tous doivent produire cette attestation lors de l’immatriculation de leur société. Cette exigence s’étend même aux personnes ayant le pouvoir d’engager à titre habituel la personne morale, même si elles n’occupent pas formellement une fonction de direction.
Les gérants des groupements d’intérêt économique, les administrateurs de coopératives agricoles, ainsi que les responsables des caisses d’épargne et de prévoyance complètent cette liste. Dans tous les cas, seules les personnes physiques sont concernées – les personnes morales en sont exemptées.
Condamnations et interdictions visées
La déclaration de non-condamnation vise spécifiquement les condamnations pénales et sanctions civiles ou administratives susceptibles d’interdire l’exercice d’une activité commerciale. Les condamnations pour crimes figurent naturellement en tête de liste : vol, extorsion, escroquerie, blanchiment d’argent, détournement de fonds, recel, faux et usage de faux, corruption.
La fraude fiscale représente un autre motif d’interdiction fréquemment rencontré. Cette catégorie recouvre la fraude sur la TVA, les droits de timbre, la taxe de publicité foncière, ou encore la dissimulation de chiffre d’affaires. Le travail dissimulé, de plus en plus traqué par les autorités, constitue également un motif d’interdiction.
Les délits en droit des sociétés méritent une attention particulière. L’abus de biens sociaux, la présentation de comptes infidèles, le défaut d’établissement des comptes annuels, ou encore le délit de banqueroute (gestion frauduleuse lors d’une cessation de paiements) peuvent conduire à une interdiction de gérer. La faillite personnelle, quant à elle, entraîne une interdiction d’exercer le commerce pendant une durée de quinze années.
Procédure de rédaction et formalisme
La rédaction d’une déclaration de non-condamnation obéit à des règles précises qu’il convient de respecter scrupuleusement pour éviter tout refus de dossier. Le document doit impérativement comporter votre identité complète : civilité, prénom, nom, date et lieu de naissance. L’indication de votre filiation s’avère également obligatoire : prénoms et noms de vos père et mère doivent figurer dans la déclaration.
Votre adresse de domicile actuelle doit être mentionnée de façon précise, avec le code postal et la commune. La formulation de l’engagement respecte un modèle type imposé par la réglementation : vous devez déclarer « n’avoir été l’objet d’aucune condamnation pénale ni de sanction civile ou administrative de nature à interdire de gérer, administrer, diriger ou contrôler une personne morale, ou d’exercer une activité commerciale ».
La signature manuscrite revêt une importance capitale.Aucune signature numérique ou apposée par un tiers n’est acceptée. Le lieu et la date de signature doivent également apparaître clairement. Votre nom et prénom répétés sous la signature permettent d’identifier formellement le signataire. Cette déclaration peut être rédigée entièrement à la main, sur papier libre.
Délais et modalités de transmission
L’immatriculation de votre entreprise doit intervenir au plus tôt un mois avant le début d’activité et au plus tard dans les quinze jours suivant ce début d’activité. La déclaration de non-condamnation accompagne obligatoirement votre dossier d’immatriculation lors de cette démarche. Aucune démarche anticipée n’est possible – le document doit être fourni au moment de la création de l’entreprise.
Depuis le 1er janvier 2023, toutes les formalités de création d’entreprise s’effectuent exclusivement en ligne via le Guichet des Formalités des Entreprises. Vous devez numériser votre déclaration de non-condamnation et la télécharger sur cette plateforme avec l’ensemble des autres documents justificatifs. Les Centres de Formalités des Entreprises (CFE) physiques n’acceptent plus aucun dossier depuis cette date.
Le Guichet des Formalités des Entreprises vous transmet un accusé de réception de votre dossier. Si votre déclaration de non-condamnation présente des défauts ou manque au dossier, vous disposez d’un délai de quinze jours renouvelable une fois pour régulariser la situation. Passé ce délai, votre demande d’immatriculation sera rejetée et vous devrez recommencer l’ensemble de la procédure.
Contrôles et vérifications
L’administration ne se contente pas de votre déclaration sur l’honneur. Elle procède systématiquement à des vérifications approfondies pour s’assurer de sa véracité. Le juge commis à la surveillance du registre du commerce et des sociétés demande automatiquement le bulletin numéro 2 du casier judiciaire de toutes les personnes concernées par l’immatriculation.
Cette vérification intervient après le dépôt de votre dossier et peut révéler d’éventuelles incohérences entre votre déclaration et votre situation judiciaire réelle. Dans l’hypothèse où le casier judiciaire révèle l’existence d’une interdiction d’exercer le commerce ou d’une condamnation incompatible avec votre activité projetée, le juge ordonne la radiation de votre immatriculation.
Avant de prononcer cette radiation, vous recevez un avertissement préalable vous permettant de présenter vos observations. Si vous occupez une fonction de dirigeant dans une société, l’entreprise elle-même est également avisée et dispose d’un délai pour régulariser sa situation en procédant à votre remplacement. Ces contrôles a posteriori expliquent pourquoi toute fausse déclaration expose son auteur à de lourdes sanctions.
Sanctions en cas de fausse déclaration
Le code du commerce sanctionne sévèrement les déclarations mensongères ou incomplètes lors de l’immatriculation d’une entreprise. L’article L. 123-5 du code du commerce punit « le fait de donner, de mauvaise foi, des indications inexactes ou incomplètes en vue d’une immatriculation » d’une amende de 4 500 euros et d’un emprisonnement de six mois.
Cette sanction s’applique spécifiquement aux déclarations effectuées « de mauvaise foi » – l’élément intentionnel doit donc être caractérisé. Une simple erreur matérielle ou un oubli involontaire ne tombent pas sous le coup de cette incrimination. En revanche, la dissimulation délibérée d’une condamnation ou d’une interdiction constitue un délit pénal passible des peines mentionnées.
Les personnes frappées d’interdiction de gérer une entreprise qui ne respectent pas cette prohibition s’exposent à une amende de 30 000 euros et deux ans d’emprisonnement. En cas de faillite personnelle, l’exercice illégal d’une activité commerciale est puni d’une amende de 375 000 euros et de deux ans de prison. Ces sanctions peuvent se cumuler avec celles prévues pour fausse déclaration.
Modèle officiel téléchargeable
Pour vous accompagner dans cette démarche, nous mettons à votre disposition un modèle officiel de déclaration de non-condamnation conforme aux exigences réglementaires. Ce document reprend fidèlement la formulation imposée par l’article A. 123-51 du code du commerce et vous permet d’éviter toute erreur de rédaction susceptible d’entraîner le rejet de votre dossier.
Le modèle proposé intègre tous les éléments obligatoires : champs d’identité, filiation, adresse, engagement réglementaire, et espaces dédiés à la signature. Vous pouvez l’imprimer, le compléter à la main avec un stylo, le signer et le numériser pour transmission via le Guichet des Formalités des Entreprises. Cette approche vous fait gagner un temps précieux tout en sécurisant votre démarche administrative.
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Conseils pratiques pour éviter les écueils
Plusieurs erreurs récurrentes conduisent au rejet des déclarations de non-condamnation. La confusion avec le casier judiciaire représente l’écueil le plus fréquent. N’envoyez jamais une copie de votre casier judiciaire à la place de cette déclaration. Les deux documents répondent à des logiques différentes et ne sont pas interchangeables.
Veillez à la complétude et à l’exactitude de vos informations personnelles. Une erreur dans votre date de naissance, une faute d’orthographe dans votre nom, ou l’omission de vos prénoms peuvent suffire à invalider votre déclaration. Prenez le temps de relire attentivement avant signature et conservez une copie pour vos archives.
La signature manuscrite demeure obligatoire. Aucune exception n’est tolérée sur ce point. Même si vous complétez le document en ligne, vous devez l’imprimer, le signer à la main, puis le numériser. Cette exigence peut paraître anachronique à l’ère du numérique, mais elle répond à des impératifs de sécurité juridique que l’administration maintient fermement.
Impact sur votre parcours entrepreneurial
La déclaration de non-condamnation ne constitue pas une simple formalité administrative. Au contraire, elle conditionne directement votre capacité à entreprendre en France. Un dossier incomplet ou erroné retarde votre immatriculation et peut compromettre le lancement de votre activité. Les délais de traitement des régularisations s’allongent considérablement, particulièrement en période de forte affluence.
Cette déclaration s’inscrit par ailleurs dans une démarche plus large de moralisation de la vie des affaires. Elle participe à l’objectif de protection des consommateurs, des créanciers, et plus généralement de tous les acteurs économiques susceptibles d’interagir avec votre entreprise. Votre probité constitue un gage de confiance indispensable au bon fonctionnement des échanges commerciaux.
Anticipez cette formalité dès les premières réflexions sur votre projet entrepreneurial. Si vous avez des doutes sur votre situation pénale ou sur d’éventuelles interdictions vous concernant, consultez un professionnel du droit avant d’engager vos démarches. Cette précaution peut vous éviter de lourdes déconvenues et vous permettre d’aborder sereinement votre parcours d’entrepreneur.
La déclaration de non-condamnation représente bien plus qu’une obligation administrative ; elle symbolise l’engagement moral de tout entrepreneur envers la communauté économique. Sa rédaction soigneuse et conforme témoigne de votre sérieux et de votre respect des règles du jeu entrepreneurial français.
