La gestion des notes de frais représente un défi quotidien pour les entreprises françaises. Entre les justificatifs perdus, les remboursements tardifs et la ressaisie manuelle en comptabilité, ce processus traditionnel fait perdre un temps précieux aux équipes. Cleemy, développé par l’éditeur Lucca, apporte une réponse technologique complète qui transforme cette contrainte administrative en atout stratégique.
Véritable assistant numérique pour les collaborateurs et les managers, cette plateforme centralise l’ensemble du processus de gestion des frais professionnels tout en s’intégrant parfaitement aux systèmes d’information existants. La solution répond aux besoins spécifiques des PME comme des groupes internationaux et offre ainsi une adaptabilité remarquable aux différents contextes organisationnels.
Une dématérialisation complète qui respecte les obligations légales
L’OCR au service de la simplification
Cleemy transforme radicalement la saisie des notes de frais grâce à sa technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) performante. Les collaborateurs photographient simplement leurs justificatifs depuis l’application mobile, et le système extrait automatiquement les informations clés : date, montant, nature de la dépense et fournisseur. Cette automatisation élimine les erreurs de saisie manuelle et accélère considérablement le processus de déclaration.
L’intelligence artificielle intégrée va plus loin en proposant automatiquement les natures de dépenses, forfaits et imputations analytiques correspondant au profil de chaque utilisateur. Les systèmes d’auto-complétion facilitent encore davantage le travail des collaborateurs, qui peuvent désormais déclarer leurs frais en quelques clics depuis n’importe où.
Un archivage à valeur probante
Depuis mars 2017, la législation française autorise la dématérialisation des justificatifs de frais. Cleemy s’appuie sur cette évolution réglementaire en proposant un archivage à valeur probante qui respecte scrupuleusement les obligations légales. Les justificatifs photographiés sont automatiquement archivés au format PDF lors de l’approbation des notes de frais.
Cette fonctionnalité présente un double avantage : les entreprises peuvent définitivement abandonner le stockage physique des factures tout en gardant une traçabilité parfaite pour les contrôles fiscaux. L’accès sécurisé aux archives via la plateforme facilite grandement les audits et inspections administratives.
Des fonctionnalités avancées pour tous types d’organisations
Gestion des frais kilométriques et déplacements
Cleemy excelle dans la gestion des frais kilométriques grâce à son système de traçage géolocalisé. Les utilisateurs peuvent visualiser leurs trajets sur une carte interactive, et le calcul des indemnités s’effectue automatiquement selon les barèmes officiels. Pour les déplacements professionnels, la solution gère naturellement les frais d’hôtel, de transport et de restauration avec une personnalisation poussée des profils utilisateurs.
La conversion automatique des devises au cours du jour de la dépense simplifie considérablement la gestion des missions à l’international. Les collaborateurs n’ont plus à se préoccuper des calculs de change, car le système gère ces aspects techniques en arrière-plan.
Paramétrage flexible des politiques de remboursement
La force de Cleemy réside dans sa capacité d’adaptation aux politiques de remboursement les plus complexes. Les administrateurs peuvent configurer des plafonds, alertes et règles de blocage selon le profil de chaque collaborateur. Le système applique automatiquement ces règles lors de la saisie, alertant immédiatement en cas de dépassement.
Cette approche préventive responsabilise les collaborateurs tout en soulageant les managers des tâches de contrôle fastidieuses. Les forfaits personnalisables permettent de gérer efficacement les différents types de dépenses, du simple repas d’affaires aux frais de mission complexes.
Workflow d’approbation intelligent
Le circuit de validation paramétrable de Cleemy s’adapte aux organigrammes les plus variés. Les managers reçoivent automatiquement les notifications par email lorsqu’une note de frais nécessite leur validation. Plusieurs niveaux d’approbation peuvent être configurés selon le type et le montant des dépenses.
L’interface de validation permet aux responsables de traiter rapidement de nombreuses notes de frais simultanément, avec une vision claire des anomalies potentielles et des dépassements de plafonds. Cette efficacité opérationnelle libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Intégration parfaite avec l’écosystème informatique
Compatibilité ERP et logiciels comptables
Cleemy démontre une remarquable polyvalence en s’intégrant nativement avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché français : SAGE, SAP, Cegid, Navision, AX, JD Edwards, ou encore Ciel. Cette compatibilité étendue évite les ruptures dans les processus comptables existants.
Le système génère automatiquement les écritures comptables en respectant les imputations analytiques et en gérant toutes les subtilités de la TVA spécifiques aux notes de frais. Les exports comptables sont entièrement paramétrables selon les besoins de chaque organisation, garantissant une intégration transparente avec les systèmes existants.
Synchronisation avec les moyens de paiement
L’intégration avec les cartes bancaires professionnelles représente un atout majeur de la solution. Cleemy synchronise automatiquement les transactions effectuées par carte de paiement, créant instantanément les dépenses correspondantes. Cette fonctionnalité élimine la double saisie et garantit une traçabilité parfaite des dépenses.
Le partenariat avec la fintech Anytime permet également de proposer des cartes de paiement dédiées qui se synchronisent en temps réel avec le système de gestion. Les entreprises peuvent ainsi contrôler précisément les dépenses de leurs collaborateurs tout en leur offrant une autonomie opérationnelle.
API REST et interconnexions
L’API REST développée par Lucca facilite l’échange bidirectionnel d’informations avec les autres systèmes de l’entreprise. Cette ouverture technique permet des interconnexions poussées avec les solutions RH existantes, notamment pour vérifier la cohérence entre les déclarations de frais et les périodes d’absence.
Les synchronisations automatisées de fichiers maintiennent la cohérence des données collaborateurs (emails, comptes de tiers, imputations analytiques) entre Cleemy et les autres outils de l’écosystème informatique.
Une solution pensée pour l’international
Gestion multi-devises et multi-filiales
Pour les groupes internationaux, Cleemy propose une approche centralisée qui respecte les spécificités locales. La plateforme gère simultanément les notes de frais des collaborateurs de différentes filiales, quelles que soient les devises utilisées ou les politiques de plafonnement spécifiques.
Cette centralisation n’empêche pas la flexibilité : chaque filiale peut conserver ses règles comptables et ses logiciels dédiés, Cleemy servant de passerelle unifiée pour la consolidation des données. L’adaptation aux réglementations fiscales locales s’effectue sans compromis sur la cohérence du reporting groupe.
Déploiement rapide et formation intuitive
L’ergonomie soignée de Cleemy permet un déploiement rapide sans formation approfondie des utilisateurs. Les interfaces optimisées pour smartphone et ordinateur offrent une expérience utilisateur naturelle et instinctive. Cette simplicité d’usage favorise l’adoption par les équipes et réduit les coûts de formation.
Le service en ligne propose une disponibilité 24h/24 et 7j/7 avec des sauvegardes quotidiennes des données et un archivage illimité des pièces dématérialisées. Cette fiabilité technique rassure les entreprises sur la pérennité de leurs données.
Retours d’expérience et bénéfices mesurés
Témoignages clients concrets
Les retours d’expérience recueillis auprès des utilisateurs de Cleemy confirment les gains opérationnels significatifs. Néo-Soft, leader du secteur numérique, a modernisé son système d’information RH en s’appuyant sur les solutions Lucca pour accompagner sa croissance régulière à deux chiffres.
Sigedi, acteur du nucléaire diversifié dans la recherche et l’industrie, a choisi la modernisation de son service de paie avec l’écosystème Lucca pour sécuriser ses processus. Santévet, leader de l’assurance santé animale, utilise depuis 2017 les modules Lucca interconnectés pour gagner en productivité.
Gains de temps mesurables
Les entreprises utilisatrices rapportent des gains de temps substantiels pour leurs services administratifs. La suppression de la ressaisie manuelle en comptabilité représente à elle seule plusieurs heures de travail économisées chaque mois. Les managers bénéficient d’un véritable assistant qui leur fait gagner du temps sur les validations.
Pour les collaborateurs, la simplification des démarches de remboursement améliore significativement leur expérience utilisateur. La réduction des délais de traitement des notes de frais contribue à l’amélioration du climat social et de la satisfaction des équipes.
Accompagnement et support professionnel
Expertise certifiée des intégrateurs
Cleemy s’appuie sur un réseau d’intégrateurs certifiés pour garantir la qualité du déploiement. DIMO Software, partenaire Lucca depuis 2008, dispose des compétences certifiées pour intervenir sur l’intégration, l’administration et le support de l’ensemble de la gamme. Cette expertise reconnue rassure les entreprises sur la qualité de l’accompagnement.
Les intégrateurs spécialisés comme DÉFIS proposent un accompagnement complet pour configurer et programmer les nombreuses fonctionnalités selon les spécificités de chaque organisation. Cette approche personnalisée maximise les bénéfices de la solution dès sa mise en œuvre.
Support réactif et attentif
L’accompagnement post-déploiement constitue un point fort de l’offre Cleemy. Le support technique réactif et attentif garantit une utilisation optimale de la solution. Les mises à jour régulières enrichissent continuellement les fonctionnalités sans perturber les processus établis.
La communauté d’utilisateurs active favorise le partage de bonnes pratiques et l’amélioration continue des processus. Cette dynamique collaborative contribue à l’évolution constante de la solution selon les besoins réels du terrain.
